Hộp để đựng tài liệu, giấy tờ

2024 Tác giả: Sierra Becker | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2024-02-26 07:23

Thứ tự trong tài liệu rất quan trọng để có kết quả công việc tối ưu và nhanh chóng. Điều này cho phép bạn nhanh chóng tìm thấy các loại giấy tờ cần thiết, cũng như bảo vệ chúng khỏi ảnh hưởng của các yếu tố bên ngoài. Để đảm bảo hệ thống hóa và an toàn cho tài liệu, bạn cần biết cách lưu trữ chúng một cách chính xác và những phương tiện cần thiết cho việc này.

Lưu trữ tài liệu

Bất kỳ lĩnh vực nào của cuộc sống con người từ khi sinh ra cho đến ngày cuối cùng đều đi kèm với giấy tờ. Chúng có thể có tầm quan trọng, giá trị, thời gian lưu trữ khác nhau. Nhưng thực tế là hầu hết chúng phải được giữ trong điều kiện thích hợp trong một thời gian nhất định. Để đảm bảo lưu giữ giấy tờ trong thời gian dài, hãy sử dụng hộp để đựng tài liệu. Ngày nay, chúng có thể được tự do mua hoặc làm bằng tay.

Mức độ liên quan của việc lưu trữ giấy

Luôn luôn có nhu cầu lưu bản gốc và bản sao.

• Nhỏ, vừa vàcác doanh nghiệp lớn, trong các cơ quan chính phủ, lưu trữ là một yêu cầu pháp lý.
• Trong văn phòng, đặc biệt là trong các công ty nhân sự, kế toán, thương mại, điều này cho phép bạn tối ưu hóa quy trình làm việc, dỡ bỏ khu vực làm việc và đảm bảo tính liên tục của các chức năng cho cả nhân viên mới và nhân viên hiện tại.
• Ở nhà, điều này đảm bảo trật tự và khả năng tìm thấy các giấy tờ cần thiết vào đúng thời điểm, kể cả trong những trường hợp khẩn cấp.

Phụ kiện lưu trữ

Hộp đựng tài liệu được sử dụng phổ biến nhất để tiết kiệm giấy. Ngày nay, những chỗ trống dành cho chúng có sẵn để bán miễn phí. Theo quy định, chúng được cung cấp cho các loại giấy A4. Nhưng cũng có những kích thước khác. Một số nhà sản xuất cung cấp cho người tiêu dùng những hộp giấy đặc biệt, trong đó có thể đựng một số hộp giấy tờ. Chúng được bán ở dạng chưa lắp ráp và hướng dẫn đơn giản giúp bất kỳ người mua nào cũng có thể dễ dàng lắp ráp chúng. Việc sử dụng những chiếc hộp như vậy cho phép bạn loại bỏ những giấy tờ kinh doanh không cần thiết, và nếu cần, hãy nhanh chóng tìm được tài liệu phù hợp. Định dạng hộp được lựa chọn phù hợp cho phép bạn giải quyết tối ưu vấn đề không gian và tiết kiệm vật liệu quý giá trong thời gian dài. Và việc cấu trúc rõ ràng bản gốc và bản sao đôi khi làm tăng tốc độ thực hiện nhiệm vụ của nhân viên.

Tiết kiệm giấy tờ văn phòng

Hộp các tông là sự lựa chọn tốt nhất để bảo vệ giấy tờ khỏi các tác nhân trong môi trường làm việc.kho lưu trữ tài liệu. Để sử dụng chúng, cần phải phân chia tài liệu thành các nhóm theo chủ đề và tập hợp theo khối lượng lớn, hoặc thành từng tệp riêng biệt, hoặc trong cặp, cặp hoặc các loại khác. Và sau đó chọn các hộp phù hợp với kích thước yêu cầu. Chúng không đắt, vì vậy bạn có thể mua số lượng bạn cần. Hộp có đặc điểm là rộng rãi, bền và thân thiện với môi trường. Khe tay giúp bạn dễ dàng lấy và mang theo, trong khi nắp (có bản lề hoặc có thể tháo rời) giúp ngăn bụi ra ngoài. Bên ngoài trên bìa cứng, bạn có thể ký các loại tài liệu. Theo quy định, các hộp lưu trữ văn phòng được bán không lắp ráp với các hướng dẫn bằng hình ảnh in sẵn, vì vậy chúng có thể dễ dàng lắp ráp và tháo rời và nếu cần, có thể giấu ở một nơi vắng vẻ.

Giao hồ sơ tiết kiệm dài hạn

Không một cơ quan chính phủ hoặc doanh nghiệp tư nhân hoạt động kinh doanh nghiêm túc nào có thể làm mà không cần lưu trữ tài liệu. Các tài liệu hành chính, thuế, nhân sự, kế toán và các tài liệu khác có thời hạn lưu trữ khác, được quy định bởi danh sách số 578. Đây là thủ tục bắt buộc, thường quy định thời hạn tiết kiệm khá dài (lên đến 75 năm). Trong trường hợp này, tất cả các giấy tờ được phân loại, đóng vào hộp và bàn giao cho mặt bằng được cung cấp cho các mục đích này. Có những yêu cầu đặc biệt đối với hộp trong trường hợp này: chúng phải được làm bằng bìa cứng bền (lý tưởng là nếu chúng đáp ứng yêu cầu GOST, thì chúng cũng phảitương tự như thời gian bảo hành quy định). Trong trường hợp này, tốt hơn là sử dụng hộp lưu trữ để lưu trữ tài liệu và hộp các tông. Sau đó là ngăn chứa cho một số hộp đựng giấy tờ. Chúng có các chuỗi vì chúng được thiết kế để lưu trữ lâu dài.

Để thuận tiện, bạn cũng có thể nhận các hộp để đựng tài liệu theo chiều dọc và chiều ngang. Cũng cần lưu ý rằng có những doanh nghiệp tư nhân sẵn sàng làm hộp đựng giấy tờ theo kích thước mà khách hàng đưa ra.

Trang chủ lưu trữ

Mọi người lớn nên lo lắng về việc giữ các giấy tờ quan trọng trong tường nhà của họ. Sau cùng, rất thường xuyên bạn phải cung cấp các giấy tờ xác nhận danh tính, trình độ học vấn, quyền sở hữu tài sản, v.v. Để tránh các chi phí tài chính không cần thiết và để có thể thực hiện quyền của mình, bạn phải giữ phiếu bảo hành cho các thiết bị gia dụng, sách hướng dẫn sử dụng. vận hành, hóa đơn mua hàng. Có thể cần gấp giấy tờ trong trường hợp khẩn cấp: trong trường hợp ra đi đột ngột, hỏa hoạn, thiên tai, di tản dân cư…

Bản gốc và bản sao của chứng khoán phải ở cùng một nơi, khuất khỏi những con mắt tò mò, được phân loại và bảo vệ khỏi các tác nhân bên ngoài. Sẽ rất tốt nếu bạn chuẩn bị một chiếc hộp để đựng tài liệu ở nhà cho mục đích này. Bạn có thể mua nó bằng cách mua một tấm bìa cứng ở cửa hàng với giá nhỏ hoặc bạn có thể điều chỉnh bất kỳ hộp nào không cần thiết. Nếu không được lưu trữbản gốc, việc tìm kiếm đau đớn của họ sẽ được đảm bảo, và việc phục hồi trong trường hợp bị mất sẽ đòi hỏi nhiều thời gian, tài chính và quan trọng nhất là thần kinh.

Tổ chức các giá trị nhà

Để mua hộp đựng giấy tờ, tài liệu hoặc tự làm, bạn cần tháo rời tất cả các tài liệu và phân loại chúng thành từng nhóm, ví dụ:

• giấy tờ cá nhân;
• giấy tờ thể hiện quyền sở hữu;
• thỏa thuận vay, thanh toán khi giao dịch;
• giấy tờ về tình trạng sức khỏe của các thành viên trong gia đình, các kỳ thi đã qua, ý kiến của các bác sĩ;
• liệu xác nhận thanh toán tiền hàng, phiếu bảo hành,..

Cần phải tính đến thời gian hiệu lực của chứng khoán, vì một số chứng khoán có thể không liên quan tại thời điểm phân tích.

Mẹo phân phối tài liệu

Bản gốc và bản sao có thể khác nhau về kích thước, vì vậy bạn cũng có thể làm hộp đựng hồ sơ để phù hợp. Trong trường hợp này, các bản gốc có thể được sắp xếp:

• theo thứ tự quan trọng;
• theo kích thước;
• theo khoảng thời gian phù hợp;
• theo loại (cơ quan, nhà riêng…);
• vào các sự kiện.

Việc hệ thống hóa như vậy sẽ giúp tiết kiệm thời gian tìm kiếm các loại giấy tờ phù hợp và bảo vệ chúng khỏi trẻ em, người lạ và các tác nhân bên ngoài.

Hộp đựng đồ tự làm

Sự khác biệt chính giữa vật liệu gia đình và vật liệu văn phòng là kích thước của chúng: tại nơi làm việccái này thường là A4, trong khi ở nhà thì giấy rất khác. Do đó, bạn có thể tự tay mình làm những chiếc hộp để đựng tài liệu. Có một số tùy chọn:

1. Bạn có thể mua một chiếc trống ở bất kỳ bộ phận gia dụng nào của siêu thị và lắp ráp nó theo hướng dẫn.
2. Nếu bạn cần một hộp có kích thước nhỏ, thì bạn cần lấy bản vẽ, tải chúng xuống, chuyển chúng vào bìa cứng và dán chúng. Nếu kích thước đã chỉ định không phù hợp với người dùng, bạn có thể chuyển bản vẽ sang giấy, đồng thời giảm kích thước của phôi vài lần.
3. Tùy chọn đơn giản nhất là lấy bất kỳ hộp nào bạn không cần và cất vào kho để làm bản gốc.
4. Làm theo hình vẽ của riêng bạn. Vì vậy, ví dụ, để làm hộp đựng giấy tờ tùy thân (hộ chiếu, giấy khai sinh, quyền, bằng cấp), bạn cần lấy 2 tờ giấy cứng (bìa cứng), cắt ra một hình vuông có kích thước theo yêu cầu từ mỗi tờ, thêm 1,5 cm vào một (đối với nắp). Sau đó gấp đôi mỗi tờ lại và dọc theo các đường chéo khác nhau. Tổng cộng phải có 3 dòng. Tiếp theo, các góc phải được uốn cong đến chính giữa, và sau đó mỗi bên nên được gấp lại để cạnh của nó đi qua giữa tờ giấy. Bước cuối cùng là ráp hộp giấy theo đường đã có và dán keo các mặt.

Đồng thời, bất kỳ chiếc hộp nào như vậy cũng có thể được trang trí để phù hợp với màu sắc của nội thất bằng cách sử dụng giấy màu, keo dán, kéo. Các "hầm" đã được lấp đầy nên tránh ánh nắng trực tiếp, độ ẩm và trẻ em.

Tài liệu là người bạn đồng hành của cuộc đời con người. Bạn có thể đảm bảo an toàn cho chúng với sự trợ giúp của các hộp để lưu trữ tài liệu trong kho lưu trữ, và nếu tình hình tài chính không cho phép, bạn có thể tự mình xây dựng chúng bằng các vật liệu tùy cơ ứng biến. Và sau đó, bầu không khí yên tĩnh tại nơi làm việc và ở nhà được cung cấp.